Notulen van de Jaarvergadering van maandag 27 november 2017.

Aanvang 20.00 uur, De Oosthoek.

Aanwezig van het Algemeen Bestuur; Koos Scholtens voorzitter, Dennis Stam, penningmeester, Jan Stange afgevaardigde VTZ, Martin Haagedoorn, wedstrijdsecretaris senioren en Hans Stange, secretaris (notulen)

1.Opening van de vergadering door voorzitter Koos Scholtens.

Om ca 20.00 uur opent onze voorzitter Koos Scholtens onze algemene ledenvergadering.

Ook nu was wederom de conclusie van Koos dat de opkomst niet echt geweldig was, een kleine 40 personen hadden de moeite genomen deze jaarvergadering bij te wonen.

Een speciaal welkom was er voor een aantal dames en natuurlijk onze ereleden en de leden van verdienste en onze erevoorzitter.

Daarna brengt Koos een aantal aandachtpunten naar voren.

Allereerst wil Koos nog even stil blijven staan bij de mensen die dit afgelopen seizoen helaas zijn overleden. Staande gedenken wij Ed Haak en Siem Kuiper. Zij rusten in vrede.

Sportief gezien hadden wij een redelijk goed jaar. Ons eerste elftal eindigde in de 2e klasse als een riante subtopper op de 6e plaats. Het 2e elftal werd kampioen van de reserve 3e klasse en speelt dit lopende seizoen weer in de reserve 2e klasse.

Ons zaterdag 1 elftal speelde het afgelopen seizoen in de 4e klasse en was ook een subtopper.

De prestaties van onze jeugd elftallen waren eigenlijk allemaal op een redelijk tot goed niveau. Dus sportief gezien hadden wij een goed seizoen. Ons leden aantal blijft in principe redelijk stabiel.

Nog steeds ruim 700 leden waaronder bijna 400 jeugdleden. Minder leuk was het om afscheid te nemen van Edwin Vranken als jeugdvoorzitter om redenen die via het jeugdbestuur naar voren kwamen.

Ook hebben wij helaas afscheid moeten nemen ingaande dit seizoen van Merel Ambeck. Merel heeft jarenlang de contributie zaken geregeld maar door een meningsverschil met onze nieuwe penningmeester Dennis Stam over de wijze van werken met de inning van de contributie en de verdere financiële administratie. Jammer maar het is niet anders.

Uitgebreid geeft Koos nog een opsomming van de status van de zaak J.B. te H. Uren is onze advocaat hier mee bezig geweest en heeft de rechter uitspraak gedaan. Dit heeft ons een aanzienlijk flink bedrag aan advocaat kosten opgeleverd.

De heer B. is dan ook veroordeeld door de rechter en er is op het moment van schrijven van deze notulen begonnen met het incasseren van het bedrag dat de heer B. schuldig is aan Zaanlandia. Wel moet gememoreerd worden dat wij als vereniging hopen dat er spoedig een eind komt aan deze vervelende zaak.

Op zich is het seizoen 2016-2017 een financieel redelijk seizoen geweest. Wel moet gezegd worden dat wij een heel financieel zuinig beleid hebben gevoerd en vooral bij de aanschaf van sport materialen heel erg alert zijn geweest bij de aanschaf hiervan.

Onze onvolprezen mopperploeg heeft weer heel veel werk verzet het afgelopen jaar. Toch een aantal aanpassingen en verbeteringen kunnen doorvoeren, o.a. plafonds in de kantine en verlichting in de kantine, nooduitgang voorzieningen in de b-kleedkamers, de verlichting en elektra onder de tribune in de kleedkamers en medische ruimte, een nieuwe wasruimte onder de tribune, de afvoer in en rond de kantine, kortom te veel om allemaal op te noemen.

Jammer dat wij om gezondheid redenen afscheid van Floor van Zaane moeten nemen. Floor heeft heel lang deel uitgemaakt van de mopperploeg en zelfs vele jaren als aanspreekpunt.

Zeer positief is het feit dat wij sinds kort “jonge” aanwas hebben bij de mopperploeg, o.a. Jan Kiewiet, Rob Bosma, Bob van Leeuwen en Wim Vos.

Jammer genoeg is sinds eind november jl. Ron de Klerk gestopt na 24 jaar als onze eminente ledenadministrateur. Martin Feeke is zijn opvolger en gesteund door Ger v.d. Gaast.

Heel belangrijk is het werken met sportlink momenteel. Alle gegevens van onze leden zijn hierin terug te vinden en Martin Haagedoorn is hierin onze specialist. Wij gebruiken het voor de ledenadministratie, de contributie betalingen, elftal indelingen en overschrijvingsactiviteiten.

Wij hebben ons aangesloten bij de opnieuw opgerichte Stichting Zaanse Sport Verenigingen en proberen daar ons gezamenlijke belang te behartigen samen met de andere Zaanse voetbal verenigingen en te onderzoeken. Daarbij valt te denken aan het vast stellen van 1 datum van opzeggen van het lidmaatschap, gezamenlijke inkoop van food en energie. Ik denk een positieve ontwikkeling om hierbij aan bij te dragen.

Wij zijn bezig met de voorbereiding van VOG. Een gedragscode voor vrijwilligers binnen de vereniging voor mensen die werken met minderjarigen en mindervaliden. Het beleid is het bestuursbesluit van 23 november 2017.

Ook hebben wij nog een vacature voor een vertrouwens persoon. De aanvraag hiervoor loopt via het Ministerie van Justitie. De start is verlicht bij aanvang van het seizoen 2018-2019.

Over de eventuele fusieplannen of samenwerkingsplannen en de daaraan gekoppelde gesprekken met de Gemeente Zaanstad het volgende. Onze accommodatie blijft een “zorgenkind” als wij praten over de status van onze kleedkamers bij het b- en c- veld. Maar wij zijn nog steeds van mening dat de Gemeente Zaanstad ons als vereniging heeft te kort gedaan om in het BMC rapport onze accommodatie te wijzigen in een verander locatie. Wij zijn nog steeds van mening dat wij zelfstandig willen blijven alhoewel wij weten dat wij van het Sportpark Oostzijderveld weg moeten. Wel zijn er gesprekken geweest met alle bewoners van het Oostzijderveld en het Hoornse veld, samen met een afvaardiging van de Gemeente Zaanstad. Iedereen kon zijn wensen kenbaar maken op het nieuw in te richten Sportpark Hoornse veld. Verder ontwikkelingen wachten wij af over de invulling van al die plannen.

Kort geleden hebben nog gesproken met het bestuur van Hellas Sport om samen te gaan. Dit is op niets uitgelopen want wij willen zelfstandig blijven als Zaanlandia.Hellas Sport had andere ideeën over een samenwerking. In dat licht gezien hebben er kort geleden gesprekken plaats gevonden tussen Hellas Sport en Zilvermeeuwen over de plannen van een fusie. Wat zijn hierbij eventuele consequenties voor ons?

Nog niet in te schatten, wij wachten af als gezonde vereniging met ruim 700 leden. Maar wij zijn wel van mening dat wij nog ten minste 4 of 5 jaar het Oostzijderveld bespelen en wij gaan wel voor deze periode de broodnodige gewenste (kleine) aanpassingen doen. Gesprekken zijn er door ons gevoerd met de projectleider die het oude VVZ complex gaat ontwikkelen. Wij volgen dit alles op de voet en hebben hierover intensief contact met de project ontwikkelaar.

Op voorhand hebben wij wel alvast bezwaar aangetekend bij de gemeente over een kapvergunning voor ruim 300 bomen op het VVZ complex en in de buurt van ons complex. Slotconclusie van het bestuur, er is nog wel veel ter doen de komende tijd. Tot zover het openingswoord van Koos van onze jaarvergadering.

2.Notulen van de jaarvergadering van 7 november 2016.

Deze stonden op onze website en bij navraag bleek niemand hier vragen over te hebben. Al betwijfel ik of men deze notulen ook gezien of gelezen had. Wel werden deze notulen met een woord van dank aan de samensteller goedgekeurd.

3. Ingekomen post en mededelingen van de secretaris.

Er waren enkele berichten van verhindering, namelijk van Harold Scholtens, Ron de Klerk, Arno den Boer en Ed Heistek

Ingekomen stukken en nog wat mededelingen:

Via een email van Hercules Zaandam aan ons wensen zij Hellas Sport en Zilvermeeuwen veel succes met de voorgenomen fusieplannen.

Er zijn nieuwe reclameborden geplaatst (via Pascal Russo) en ondergetekende heeft daarvoor de contracten gemaakt, het betreft The Mail Company en Koflexwerk.

Ondergetekende heeft nog een oproep gedaan aan de leden om lid te worden van de Vrienden van Zaanlandia.

Verder waren er geen noemenswaardige documenten van de ingaande en uitgaande post.

Na afloop van de vergadering waren er al 3 nieuwe leden bij gekomen, namelijk Andres Luckfield, Sminia Fysio via Terry Boma, Marc Kok.

4. Jaarverslag van de secretaris.

Ondergetekende had weer een uitgebreid jaarverslag samengesteld over het seizoen

2016-2017, dus het 105e verenigingsjaar.

Met wederom goedkeuring van de medebestuursleden werd het jaar verslag niet meer voor gelezen, dit kost veel te veel tijd, dus volstond ondergetekende om een kort uittreksel voor te lezen. Voor de liefhebbers was er uiteraard een exemplaar beschikbaar met daarin tevens de jaarcijfers over het seizoen 2016-2017 en de begroting over het seizoen 2017-2018.

Koos bedankt ondergetekende voor het samenstellen van dit jaarverslag.

5. Financieel jaarverslag van de waarnemend penningmeester.

Onze nieuwe penningmeester Dennis Stam heeft een uitvoerig pleidooi gehouden over de jaarcijfers en de financiële situatie van onze vereniging. Duidelijk is wel dat wij de opgaande lijn te pakken hebben in het kader van onze financiën.

Wij spreken wel van een kleine kostenstijging Maar dat lijkt mij duidelijk als wij terug kijken naar de vervelende situatie die wij hadden met onze ex-penningmeester.

Wij spreken nog van een klein te kort op de balans maar de vooruitzichten zijn positief te noemen. Hopelijk kan de incasso bij de ex-penningmeester er ook toe bijdragen wat wij financieel meer armslag krijgen.

Dennis vertelde de vergadering ook dat de jaarcijfers van het seizoen 2015-2016 daar welke omstandigheden dan ook nog niet zijn goed gekeurd, hierin is het bestuur in gebreke gebleven.

Ook heeft Dennis de jaarcijfers over het seizoen 2016-2017 niet uitgedeeld aan de vergadering omdat deze ook nog niet goedgekeurd zijn.

Daarvoor zijn er plannen om een nieuwe kascommissie te formeren en te benoemen die deze beide controles gaat uitvoeren.

Eén kandidaat heeft zich al aangemeld, namelijk Harry Blokker. Maar er moet er nog 1 bij komen. Wij gaan op zoek naar een kandidaat.

Indien de boeken van eerder genoemde jaren zijn gecontroleerd dan zullen wij dit melden op onze website en indien mensen deze cijfers zelf willen hebben dan kunnen zij zich in verbinding stellen met onze penningmeester. Dan krijgt men deze alsnog. De vergadering kon er mee instemmen dat de boeken in een later stadium nog gecontroleerd zouden worden.

6. Begroting over het seizoen 2017-2018.

Ook de begroting werd door Dennis Stam als penningmeester duidelijk en overtuigend gepresenteerd. De begroting voor het dit lopende seizoen zal uitkomen op € 209.200,00

waarvan € 110.000,00 contributie inkomsten.

Het voorstel van Dennis was om de contributie voor alle spelende leden te verhogen met

€ 5,00 met goedkeuring door de aanwezige leden goedgekeurd.

Deze werd dan ook door de vergadering met instemming van de aanwezigen aangenomen.

Ook over de begroting hadden de aanwezige leden geen vragen.

7. Bestuursverkiezingen:

Periodiek aftredend waren Hans Stange, secretaris, Jan Stange, afgevaardigde VTZ en Martin Haagedoorn, wedstrijdsecretaris seniorenvoetbal.

Daarbij moet vermeld worden dat Martin ad-interim actief blijft als wedstrijdsecretaris tot er een opvolger gevonden is.

Jammer genoeg waren er geen tegen kandidaten dus werden de 3 bestuursleden onder applaus wederom gekozen en konden zij weer verder als algemeen bestuurslid.

Het bestuur stelde voor om Pascal Russo te benoemen als algemeen bestuurslid.

Ook voor Pascal waren er geen tegenkandidaten, dus werd ook Pascal benoemd tot bestuurder van Zaanlandia en kon hij plaats nemen achter de bestuurstafel.

Daarna heeft Jan Stange nog gloedvol pleidooi gehouden over de verenging en het functioneren van bestuur, jeugdbestuur en VTZ.

Duidelijk werd toen wel dat er natuurlijk soms wel eens kleine problemen waren, een paar vacatures bij de jeugdafdeling maar bovenal is Zaanlandia nog steeds een aansprekende verenging in de Zaanstreek en daarbuiten.

Tot slot van Jan zijn betoog vertelde Jan dat ondergetekende, Jan zelf en ook Martin op bepaalde voorwaarden nog een aantal bestuurslid zouden blijven maar dat er bij een eventuele verhuizing naar een andere plek gedacht moet worden aan een aantal nieuwe bestuursleden als opvolgers van Jan, Martin en ondergetekende. Luid applaus was er van de leden voor Jan.

8. Bestuursbeleid bij Zaanlandia behandelen.

Nadat Koos de vergadering had gevraagd of er nog op en/of aanmerkingen zijn op het door het algemeen bestuur gevoerde bestuursbeleid, bleef het stil.

Dus kon Koos namens nog zittende bestuur een ieder bedanken voor het in bestuur gestelde vertrouwen.

9. Wat verder ter tafel kwam.

Meestal staat dit agendapunt op de agenda als formaliteit en is dit agendapunt snel benoemd.

Maar eerst had Martin Haagedoorn nog de mededeling dat wij een nieuwe consul voor de zaterdag hebben, namelijk Rinze Vonk. Martin heeft Rinze als consul ingewerkt.

Martin blijft zelf actief als consul op zondag.

Bij dit agendapunt hadden wij deze keer het plan om nog enkele jubilarissen te benoemen.

Ruim 25 jaar lid waren Gerrit de Louw, Harry Blokker en Sven Schreuder.

Allereerst sprak Koos enige woorden tot Gerrit over zijn staat van dienst bij onze vereniging.

Eerst als speler, daarna vele jaren jeugdvoorzitter en ook vele jaren trainer bij de jeugd.

De speld die hoort bij het 25 jarige lidmaatschap, de bloemen voor Astrid en applaus waren er voor Gerrit zeker verdient te noemen.

Daarna sprak Koos enige woorden aan het adres van Harry Blokker.

Ook Harry heeft een enorme staat van dienst bij de club. Speler, zaalvoetbalcommissie lid en de laatste jarenactief bij de exploitatie.

Ook voor Harry was er de speld voor 25 jaar lidmaatschap en bloemen voor thuis.

Sven Schreuder was wel uitgenodigd maar was helaas niet aanwezig.

Het speldje van 25 jaar lidmaatschap krijgt Sven zeker nog.

10. Rondvraag.

Marc Kok wilde graag weten hoe het zit met het grondwaterpeil van ons complex als de Gemeente Zaanstad op het oude VVZ complex zand gaat storten en gaat bouwen.

Al eerder gemeld in deze notulen, wij hebben dit kenbaar gemaakt bij de projectleider en deze heeft ons verzekerd dat wij last krijgen. En indien dit wel gebeurd dan zullen wij zeker ons beklag doen en moet er een oplossing komen voor de overlast, in welke vorm dan ook.

Ook met het stuiven van zand richting onze velden is rekening gehouden volgens de projectleider.

Koos vult nog aan dat er maandag 4 december a.s. een inloop is bij de brandweer over de ontwikkeling van het oude VVZ complex.

Marjan Schoon geeft nog aan dat bij de oude dameskleedkamers onderhoud echt noodzakelijk is. Er is al eerder een technisch bouwkundige van de Gemeente Zaanstad geweest om te kijken wat de mogelijkheden zijn op een iets langere termijn. Dit heeft zeker onze aandacht.

Kees de Vos geeft tenslotte nog als aanvulling op het onderhoud met de Gemeente Zaanstad dat wij de € 50.000,00 die wij zouden moeten betalen als bijdrage aan de aanleg van ons kunstgrasveld niet hoeven te betalen, dut door de Gemeente Zaanstad bevestigd.

De kleedkamer subsidie die wij al eerder hebben ontvangen van de Gemeente Zaanstad voor de nieuwbouw van de kleedkamers bij het b- en c-veld, zijnde ¤€ 130,000,00 moeten wij terug gaan betalen maar wij mogen de door ons gemaakte kosten, b.v. de architect kosten in mindering brengen, dus wij moeten € 93.000,00 terug betalen. Dit is reeds gebeurd.

11. Sluiting van de vergadering.

Met een ferme klap met de voorzittershamer maakt onze nieuwe voorzitter Koos Scholtens om 21.45 uur een einde aan onze algemene ledenvergadering van

maandag 27 november 2017.

Hij bedankte iedereen voor hun aandacht en inbreng en wenst een ieder wel thuis.

Maar volgens traditie, bood hij de aanwezigen nog 1 consumptie aan namens de vereniging.

Aldus gedaan,

Zaandam, maandag 27 november 2017,

Hans Stange, secretaris